Pokladničné systémy: ako vybrať riešenie pre svoju prevádzku?

Pre obchodníka je dôležitý biznis → aby biznis mohol fungovať čo najlepšie, dôležitý je pokladničný systém → a aby prevádzka mala ten najlepší pokladničný systém a obchodník nemusel strácať čas s dohľadávaním informácií → ...dôležité je prečítať si tento článok 😉. Ale nie, berte nás s rezervou - dôležitý je predovšetkým výber správneho riešenia, pretože na ňom záleží chod prevádzky a navyše vám dokáže ušetriť kopec nákladov. Ako ho však vybrať, na čo sa pri výbere zamerať a čomu sa naopak vyhnúť? V dnešnom článku sa venujeme pokladničným riešeniam, v ktorom prinášame množstvo užitočných rád a odporúčaní. Na pomoc sme si zavolali odborníka, špičku v obore pokladničných systémov, Jaroslava Orgoňa zo spoločnosti Abiset a položili mu niekoľko zásadných otázok.

Ako zistím, ktoré pokladničné riešenie je pre moju prevádzku najvhodnejšie / najvýhodnejšie?

V prvom rade je dôležité nájsť spoľahlivého dodávateľa. Zameral by som sa na niekoho, kto spolu zastreší hardvér aj softvér. Ak to ide oddelene, často nastanú problémy a riešenie aj používanie sa zbytočne predražuje. V druhom rade odporúčam zamerať sa na takého dodávateľa, ktorý sa špecializuje konkrétne na váš typ prevádzky. Obvykle je medzi softvérmi veľký rozdiel, na čom historicky „vyrastali“. Niekto môže mať skvelý softvér pre drogériu, niekto zase pre mäsiarstvo. A tu sa dá uviesť krásny príklad - v mäsiarstve sa používajú špeciálne váhy a pri inventúrach sa musí riešiť úbytok mäsa v percentách podľa počtu dní uskladnenia daného typu mäsa alebo mäsového výrobku. To je skutočne špecifická záležitosť, s ktorou sa u iných typov prevádzok nestretnete a 99 % softvérov takéto dôležité detaily nemá vyriešené. Množstvo softvérov má tiež jedno všeobecné riešenie pre gastro, ale už aj medzi bufetovými a reštauračnými prevádzkami je veľa rozdielov. Aj u nás máme rozdelený softvér, iKelp POS Mobile sa zvlášť špecializuje na reštauračné systémy a bufetové systémy a iKelp Pokladňa sa špecializuje na retailové prevádzky a služby, prípadne stánkový a mobilný predaj.

Keď dodávateľ pokladničného riešenia myslí na takéto detaily, je to veľká pridaná hodnota pre vašu prevádzku. Nie je teda jedno, aký hardvér, ale aj aký softvér si vyberiete. Treba mať vždy na pamäti váš typ prevádzky a váš spôsob používania pokladničného systému.

Oplatí sa mi viac riešenie all-in-one alebo komplexné pokladničné riešenie? Aký je medzi nimi rozdiel?

Riešenia typu all-in-one sú vhodné do prevádzok, kde potrebujeme mobilné alebo prenosné riešenie. Obvyklým dôvodom je aj ušetrenie, keďže tento typ pokladníc býva lacnejší. Rozdiel medzi mobilným a prenosným zariadením je nasledovný:

Pri mobilnom riešení sa očakáva vyslovene pohyb a práca so zariadením súčasne, typické príklady: mobilný čašník, kuriér a čiastočne aj mobilný predajca, kde už to ale nie je také jednoznačné a môže byť vhodné prenosné riešenie

Pri prenosnom riešení sa očakáva, že zariadenie prenášam, ale následne fungujem stacionárne. Napríklad som lekár a mám 2 ambulancie. Doobeda jednu, poobede druhú, zariadenie potrebujem v aute „len preniesť“. Alebo sme síce stánkový predaj, avšak so širším sortimentom a vyššou kadenciou predaja, je teda vhodné už väčšie zariadenie o veľkosti obrazovky typu „menší notebook“, počas práce to je položené na stole a teda sa  nepoužíva mobilne

Komplexnejšie riešenia sa využívajú na prevádzkach, kde je potrebné pracovať s väčšou obrazovkou, prípadne s väčším množstvom údajov. Niekedy je potrebná klávesnica/myš, typickým príkladom sú predajne inštalačného materiálu alebo elektropredajne, prípadne predaj kobercov. Skrátka, ide o komplexný sortiment tovaru, obvykle bez čiarového kódu a tovar sa vyhľadáva cez názov alebo parametre alebo iné komplexnejšie filtre/kategórie. Obvykle sa jedná o prevádzky s vyššou kadenciou predaja alebo potrebou doplnkových informácií na účtenke, kde je potrebná veľká a rýchla eKasa tlačiareň. Taktiež sú niekedy potrebné doplnkové zariadenia ako skener, váhy, prípadne váhoskener, čítačky NFC kariet, peňažná zásuvka, prípadne iné periférie, a na to je už vhodný komplexnejší/vyskladaný/modulárny pokladničný systém. Aj v prípade poruchy sa vymení napr. len samotná tlačiareň a nie celé all-in-one zariadenie.

Na ktoré doplnkové moduly sa mám pri výbere zamerať?

Všetko samozrejme záleží od typu prevádzky, nižšie uvediem zhrnutie, na čo sa pri výbere pokladničného riešenia zamerať. Teraz však spomeniem, na čo si skôr dávať pozor. Častou chybou je to, že sa obchodník zameria predovšetkým na výber lacného obmedzeného zariadenia, a potom nastanú problémy. Pokladňa pomaly tlačí, nemá automatický orez, nepodporuje periférie, ktoré v našom type prevádzky potrebujeme, nespĺňa iné technické parametre – napríklad v mäsiarstve možnosť umývať displej saponátom a vodou, prípadne neprimerane malý displej, či zlý výber operačného systému, kde sa nedá doinštalovať a používať nejaká iná aplikácia. V neposlednej rade sa zanedbáva podpora zaškolenia a následná servisná podpora, keď potom nastanú problémy, vzniká chaos, prestoje a náklady... lacné riešenia obvykle nemajú za sebou serióznu servisnú podporu.

Aké sú výhody mobilného čašníka? Je táto funkcia určená iba pre gastro?

Túto otázku môžeme rozdeliť do dvoch rovín a na každú odpovedať samostatne:

Hardvér - je mobilný, obvykle all-in-one pokladničný systém, platobný terminál aj samotná tlačiareň dokladov v jednom. To predurčuje používanie pokladnice „v pohybe“ a to sú najmä: čašníci, kuriéri na rozvoz jedál, mobilní predajcovia, stánkový predaj

Softvér - a tu už nastávajú tie rozdiely a odpoveď na podotázku, či je táto funkcia určená iba pre gastro. Ak kúpite zariadenie a softvér špecializovaný len na funkciu mobilný čašník a objednávanie jedál pri stole, tak to na nič iné nevyužijete. Ak ale napríklad použijete softvérové riešenie iKelp Pokladňa, tak z jedného zariadenia sa stanú súčasne:

✓ mobilný čašník

✓ mobilná pokladnica pre kuriéra (napríklad rozvoz jedál)

✓ prenosná pokladnica pre mobilných predajcov (predaj z auta)

✓ stánkový predaj

✓ malé predajne, malé prevádzky so službami (napr. kaderníctvo), kde malá veľkosť zariadenia nie je prekážkou, ale skôr prínosom a kde pomalší čas tlače a chýbajúci orez nie sú problém vzhľadom na nízku kadenciu účteniek

Na čo sa pri výbere pokladnice zamerať: Zhrnutie v praktických bodoch

✓ Veľkosť - akú veľkosť pokladnice potrebujete? To do značnej miery súvisí s veľkosťou vašej prevádzky. Definujte si, či potrebujete veľký PC POS (odporúčame pre všetky druhy a veľkosti prevádzok) alebo máte menšiu prevádzku, napríklad v službách ako kaderníctvo, taxi služba, atď., kde Vám bude stačiť mobilná verzia, ktorá vie byť all-in-one aj s platobným terminálom, prípadne prenosná pokladnica. 

✓ Operačný systém - Android alebo Windows? Android je lepší pre jednoúčelové zariadenie, aby obsluha nemala čo pokaziť, Windows je naopak lepší pre multifunkčné použitie – napríklad viete riešiť predaj, ale aj emaily a ponuky v Exceli, pretože váš typ prevádzky má nízku kadenciu nákupov.

✓ Typ ovládania - dotykové ovládanie verzus myš + klávesnica. Dotykové ovládanie je vhodné pre prevádzky typu potraviny, drogéria či mäsiarstvo, myš + klávesnica je vhodné pre prevádzky typu predaj inštalačného materiálu, elektro predajňa, elektroinštalačný materiál, predajňa nábytku...

✓ Očakávané softvérové možnosti - stačí mi tvorba účteniek alebo si potrebujem sledovať aj skladovú evidenciu, vystavovať faktúry, rozšírené možnosti pokladničného systému, možnosť spravovať systém na diaľku...? 

✓ Pripojené periférie - aké pripojené periférie očakávam? Skener, NFC, váhy, pokladničná zásuvka, platobný terminál, externá tlačiareň... ďalší faktor, od ktorého sa bude odvíjať výber zariadenia.

✓ Typ prevádzky - dôležité je zohľadniť aj špecifické prostredia - je moja prevádzka prašná? Potrebujem vodeodolné zariadenie? Je v mojej prevádzke zvýšená mastnota (napr. mäsiarstvo)? A čo mobilita? Detaily, ktoré odporúčame nepodceňovať.

✓ Počet zariadení - Koľko zariadení budem potrebovať? Som typ prevádzky, ktorý má vysokú kadenciu predaja? Je vhodné mať viac pracovísk aj z pohľadu redundancie?

✓ Tlačiareň na účtenky - integrovaná v zariadení alebo externá? S orezeom alebo bez? Veľkosť: 28mm/38mm/58mm/80mm? Najčastejšie sa používajú posledné dve. Odporúčame tiež zohľadniť rýchlosť tlače.

✓ Pokrytie servisnou sieťou - toto ani nie je otázka ako skôr odporúčanie - pri výbere pokladničného riešenia je dôležité mať po ruke dobrý servis. Pri výbere nezabudnite zohľadniť, či má poskytovateľ riešenia vybudovanú sieť servisných partnerov. 

✓ Kúpiť alebo prenajať? - Na záver otázka na zamyslenie - oplatí sa mi viac zariadenie kúpiť alebo prenajať? Samozrejme, obe možnosti majú svoje výhody. Prenájom je vhodný pre sezónne, jednorazové stánky, kúpa riešenia je však pre celoročné predajne oveľa výhodnejšia.

Máte ďalšie otázky? Radi vám pomôžeme

Ak ste si zodpovedali všetky otázky a radi by ste získali výhodné riešenie, prípadne sa potrebovali nezáväzne poradiť, za 10 rokov spolupráce s tisíckami prevádzok z rôznych odvetví doslova sršíme skúsenosťami a odporúčaniami. Úplne v kľude sa obráťte na náš sales tím, poradenstvo ponúkame zdarma, takže nemáte čo stratiť. Navyše, spolupracujeme s tými najlepšími dodávateľmi, prelistujte si našu ponuku šikovných pokladničných riešení.

Veľmi by sme sa chceli tiež poďakovať pokladničnému systému iKelp a Jaroslavovi Orgoňovi, ktorý nám poskytol hodnotné odpovede a musíme povedať, že ak hľadáte špecializovaný systém za výhodnú cenu, ste u nich na správnej adrese.