Pokladní systémy: jak vybrat řešení pro můj provoz?

Pro obchodníka je důležitý byznys → aby byznys mohl fungovat co nejlépe, důležitý je pokladní systém → a aby provoz měl ten nejlepší pokladní systém a obchodník nemusel ztrácet čas s dohledáváním informací → ...důležité je přečíst si tento článek 😉. Ale ne, berte nás s rezervou – důležitý je především výběr správného řešení, protože na něm záleží chod provozu a navíc vám dokáže ušetřit spoustu nákladů. Jak jej však vybrat, na co se při výběru zaměřit a čemu se naopak vyhnout? V dnešním článku se věnujeme pokladním řešením, ve kterém přinášíme řadu užitečných rad a doporučení. Na pomoc jsme si zavolali odborníka, špičku v oboru pokladních systémů, Jaroslava Orgoně ze společnosti Abiset a položili mu několik zásadních otázek.

Jak zjistím, které pokladní řešení je pro můj provoz nejvhodnější/nejvýhodnější?

V první řadě je důležité najít spolehlivého dodavatele. Zaměřil bych se na někoho, kdo spolu zastřeší hardware i software. Pokud to jde odděleně, často nastanou problémy a řešení i používání se zbytečně prodražuje. Za druhé doporučuji zaměřit se na takového dodavatele, který se specializuje konkrétně na váš typ provozu. Obvykle je mezi softwary velký rozdíl, na čemž historicky „vyrůstaly“. Někdo může mít skvělý software pro drogerii, někdo zase pro řeznictví. A zde lze uvést krásný příklad - v řeznictví se používají speciální váhy a při inventurách se musí řešit úbytek masa v procentech podle počtu dnů uskladnění daného typu masa nebo masného výrobku. To je skutečně specifická záležitost, se kterou se u jiných typů provozů nesetkáte a 99 % softwarů takové důležité detaily nemá vyřešeno. Množství softwarů má také jedno obecné řešení pro gastro, ale už i mezi bufetovými a restauračními provozy je mnoho rozdílů. I u nás máme rozdělený software, iKelp POS Mobile se zvláště specializuje na restaurační systémy a bufetové systémy a iKelp Pokladna se specializuje na retailové provozy a služby, případně stánkový a mobilní prodej.

Když dodavatel pokladního řešení myslí na takové detaily, je to velká přidaná hodnota pro váš provoz. Není tedy jedno, jaký hardware, ale také jaký software si vyberete. Je třeba mít vždy na paměti váš typ provozu a váš způsob používání pokladního systému.

Vyplatí se mi více řešení all-in-one nebo komplexní pokladní řešení? Jaký je mezi nimi rozdíl?

Řešení typu all-in-one jsou vhodná do provozů, kde potřebujeme mobilní nebo přenosné řešení. Obvyklým důvodem je i ušetření, jelikož tento typ pokladen bývá levnější. Rozdíl mezi mobilním a přenosným zařízením je následující:

Při mobilním řešení se očekává vysloveně pohyb a práce se zařízením současně, typické příklady: mobilní číšník, kurýr a částečně i mobilní prodejce, kde už to ale není tak jednoznačné a může být vhodné přenosné řešení

U přenosného řešení se očekává, že zařízení přenáším, ale následně funguji stacionárně. Například jsem lékař a mám 2 ambulance. Odpoledne jednu, odpoledne druhou, zařízení potřebuji v autě „jen přenést“. Nebo jsme sice stánkový prodej, avšak se širším sortimentem a vyšší kadencí prodeje, je tedy vhodné již větší zařízení o velikosti obrazovky typu „menší notebook“, během práce to je položeno na stole a tudíž se nepoužívá mobilně

Komplexnější řešení se využívají na provozech, kde je třeba pracovat s větší obrazovkou, případně s větším množstvím dat. Někdy je nutná klávesnice/myš, typickým příkladem jsou prodejny instalačního materiálu nebo elektroprodejny, případně prodej koberců. Zkrátka se jedná o komplexní sortiment zboží, obvykle bez čárového kódu a zboží se vyhledává přes název nebo parametry nebo jiné komplexnější filtry/kategorie. Obvykle se jedná o provozy s vyšší kadencí prodeje nebo potřebou doplňkových informací na účtence, kde je zapotřebí velká a rychlá tiskárna. Také jsou někdy potřebná doplňková zařízení jako skener, váhy, případně váhoskener, čtečky NFC karet, peněžní zásuvka, případně jiné periferie, ak tomu je již vhodný komplexnější/vyskládaný/modulární pokladní systém. I v případě poruchy se vymění například. jen samotná tiskárna a ne celé all-in-one zařízení.

Na které doplňkové moduly se mám při výběru zaměřit?

Vše samozřejmě záleží na typu provozu, níže uvedu shrnutí, na co se při výběru pokladního řešení zaměřit. Nyní však zmíním, na co si spíše dávat pozor. Častou chybou je to, že se obchodník zaměří především na výběr levného omezeného zařízení, a poté nastanou problémy. Pokladna pomalu tlačí, nemá automatický ořez, nepodporuje periferie, které v našem typu provozu potřebujeme, nesplňuje jiné technické parametry – například v řeznictví možnost mýt displej saponátem a vodou, případně nepřiměřeně malý displej či špatný výběr operačního systému, kde nelze doinstalovat a používat nějaká jiná aplikace. V neposlední řadě se zanedbává podpora zaškolení a následná servisní podpora, když pak nastanou problémy, vzniká chaos, prostoje a náklady… levná řešení obvykle nemají za sebou seriózní servisní podporu.

Jaké jsou výhody mobilního číšníka? Je tato funkce určena pouze pro gastro?

Tuto otázku můžeme rozdělit do dvou rovin a na každou odpovědět samostatně:

Hardware - je mobilní, obvykle all-in-one pokladní systém, platební terminál i samotná tiskárna dokladů v jednom. To předurčuje používání pokladny „v pohybu“ a to jsou zejména: číšníci, kurýři na rozvoz jídel, mobilní prodejci, stánkový prodej

Software - a tady už nastávají ty rozdíly a odpověď na podotázku, zda je tato funkce určena pouze pro gastro. Pokud koupíte zařízení a software specializovaný pouze na funkci mobilní číšník a objednávání jídel u stolu, tak toho k nic jiného nevyužijete. Pokud ale například použijete softwarové řešení iKelp Pokladna, tak z jednoho zařízení se stanou současně:

✓ mobilní číšník

✓ mobilní pokladna pro kurýra (například rozvoz jídel)

✓ přenosná pokladna pro mobilní prodejce (prodej z auta)

✓ stánkový prodej

✓ malé prodejny, malé provozy se službami (např. kadeřnictví), kde malá velikost zařízení není překážkou, ale spíše přínosem a kde pomalejší doba tisku a chybějící ořez nejsou problém vzhledem k nízké kadenci účtenek

Na co se při výběru pokladny zaměřit: Shrnutí v praktických bodech

✓ Velikost - jakou velikost pokladny potřebujete? To do značné míry souvisí s velikostí vašeho provozu. Definujte si, zda potřebujete velký PC POS (doporučujeme pro všechny druhy a velikosti provozů) nebo máte menší provoz, například ve službách jako kadeřnictví, taxi služba, atd., kde Vám bude stačit mobilní verze, která umí být all-in-one také s platebním terminálem, případně přenosná pokladna.

✓ Operační systém - Android nebo Windows? Android je lepší pro jednoúčelové zařízení, aby obsluha neměla co pokazit, Windows je naopak lepší pro multifunkční použití – například umíte řešit prodej, ale také emaily a nabídky v Excelu, protože váš typ provozu má nízkou kadenci nákupů.

✓ Typ ovládání - dotykové ovládání versus myš + klávesnice. Dotykové ovládání je vhodné pro provozy typu potraviny, drogerie či řeznictví, myš + klávesnice je vhodné pro provozy typu prodej instalačního materiálu, elektro prodejna, elektroinstalační materiál, prodejna nábytku...

✓ Očekávané softwarové možnosti - stačí mi tvorba účtenek nebo si potřebuji sledovat i skladovou evidenci, vystavovat faktury, rozšířené možnosti pokladního systému, možnost spravovat systém na dálku...?

✓ Připojené periferie - jaké připojené periferie očekávám? Skener, NFC, váhy, pokladní zásuvka, platební terminál, externí tiskárna... další faktor, od kterého se bude odvíjet výběr zařízení.

✓ Typ provozu - důležité je zohlednit i specifická prostředí - je můj provoz prašný? Potřebuji voděodolné zařízení? Je v mém provozu zvýšená mastnota (např. řeznictví)? A co mobilita? Detaily, které doporučujeme nepodceňovat.

✓ Počet zařízení - Kolik zařízení budu potřebovat? Jsem typ provozu, který má vysokou kadenci prodeje? Je vhodné mít více pracovišť i z pohledu redundance?

✓ Tiskárna na účtenky - integrovaná v zařízení nebo externí? S ořezem nebo bez? Velikost: 28mm/38mm/58mm/80mm? Nejčastěji se používají poslední dvě. Doporučujeme také zohlednit rychlost tisku.

✓ Pokrytí servisní sítí – toto ani není otázka jako spíše doporučení – při výběru pokladního řešení je důležité mít po ruce dobrý servis. Při výběru nezapomeňte zohlednit, zda má poskytovatel řešení vybudovanou síť servisních partnerů.

✓ Koupit nebo pronajmout? - Na závěr otázka k zamyšlení - vyplatí se mi více zařízení koupit nebo pronajmout? Samozřejmě obě možnosti mají své výhody. Pronájem je vhodný pro sezónní, jednorázové stánky, koupě řešení je však pro celoroční prodejny mnohem výhodnější.

Máte další dotazy? Rádi vám pomůžeme

Pokud jste si zodpověděli všechny otázky a rádi byste získali výhodné řešení, případně se potřebovali nezávazně poradit, za 10 let spolupráce s tisíci provozy z různých odvětví doslova sršíme zkušenostmi a doporučeními. Úplně v klidu se obraťte na náš sales tým, poradenství nabízíme zdarma, takže nemáte co ztratit. Navíc spolupracujeme s těmi nejlepšími dodavateli, prolistujte si naši nabídku šikovných pokladních řešení.

Velice bychom také chtěli poděkovat pokladnímu systému iKelp a Jaroslavu Orgoňovi, který nám poskytl hodnotné odpovědi a musíme říci, že pokud hledáte specializovaný systém za výhodnou cenu, jste u nich na správné adrese.